ככתבת שיווקית שהחלה את דרכה המקצועית בשנת 2009 , הורגלתי תמיד להשתמש בפנקסי חשבונות. פנקסי חשבונות גרמו לי להרגיש שאני אשת עסקים ממולחת, שאם יש לה פנקסי חשבונות היא בוודאי גם מאד מצליחה. א -מה מה, בפועל, שימוש בפנקסי חשבונות היה מעיק ולא העיד על שום הצלחה. מדוע? אז ככה: בתחילה הזדקקתי לחותמת ענקית שנשאה את שמי ושם העסק (מה שאילץ אותי לעבוד עם פינצטה ולסדר אותיות במשך שעתיים על גבי החותמת), לרכוש בכל חודש פנקס חשבוניות חדש, לרכוש בולים יקרים מהדואר (שכפי שכולנו יודעים לא מצטיין בשירות מהיר, זול ונוח) לרשום כל חשבונית, גם על סך של 50 שקלים, בצורה ידנית, להכניס למעטפות (כן גם הן נרכשו בסניף הדואר) ולהגיע עם כמות חשבוניות של אותו החודש (שוב לדואר!) ולשלוח את החשבוניות ללקוחותיי שרק השד יודע אם בכלל קיבלו את החשבונית.
הבעיה האמיתית החלה כאשר לקוחות מסוימים ביקשו ממני חשבונית לפני הוצאת התשלום. בעולם בו עסקים מקבלים תשלומי שוטף + 60 שלעיתים מתארכים גם לשוטף +120 ועוד גזרות איומות, אתם כבר יכולים לעשות לבד את החישוב שיוליד את הזמן בו הגיע אליי התשלום בשיטת פנקסי החשבונות המייסרים.
ואז זה קרה! לקוח שלי, שכנראה התייאש משיטת החשבוניות שלי במקומי, הציע לי לעבור לחשבוניות דיגיטאליות. כ – טכנופובית ידועה, סירבתי בתחילה, אבל אז במבט קרוב על הפנקס והבולים ובמבט רחוק על סניף הדואר, הסכמתי לברר על כך. בבירור קל הבנתי כי חשבוניות דיגיטאליות הן אלמנט נגיש במיוחד שפותר בעיות ולחצים נפשיים רבים. ההרשמה למערכת קלה, וניתן לעיתים אף להתנסות במערכת חודש בחינם. השימוש במערכת מחליפה ומקצרת את כל התהליך של הכנת החשבוניות ושליחתן באמצעות הדואר המייגע. במקום הפארסה, הלקוח מקבל תוך שניה מהמייל שלי קישור למסמך חתום בחתימה דיגטאלית בפורמט PDF ובעיצוב מותאם אישית ( OMG!).
בנוסף המערכת מאפשרת ידיעה מי קיבל את החשבונית ומתי. עוד היא מאפשרת לי לשלוח ללקוחות דו"ח גבייה מסודר ובכך לעזור לי עם לקוחות סוררים…
אז למה כדאי להשתמש בחשבוניות דיגיטליות?
אם תיאורי הזוועה לא הספיקו לכם, אני אפרט את היתרונות של חשבוניות דיגיטאליות כעת:
- החשבוניות נשלחות בצ'יק ובדרך קלה וידידותית ללקוח.
- קל לתפעל את המערכת של החשבוניות.
- העלות מינימאלית ביחס לעלות ולזמן שבוזבז על שליחת חשבונית מפנקס חשבוניות.
- מי שירוק כמוני, יהיה מהידידותיות לסביבה (פחות נייר…).
- החשבוניות מסייעות לקצר את זמני הגביה מול הלקוחות (לא עוד שוטף +120!) .
- ניתן לשלב סליקת אשראי עם ותשלום ב PAY PAL (אני לא אשלב עקב טכנובופיה שהוזכרה לעיל).
- המערכת מתאימה את עצמה לעסק.
- ניתן לנהל את העסק ואת הנהלת החשבונות עם המערכת.
- רוב המערכות מתבססות על טכנולוגיות ענן.
- השימוש מעודד אנשים כמוני לא לפרוש בשיא מהעסק שלהם כי הכל קל יותר!
נו השתכנעתם? אם כן, מצאו עכשיו את מערכת החשבוניות הדיגיטאלית שמתאימה לכם.