הודעה על הפסקת ייצוג: אם פרידה היא כאב, איך עושים את זה בלי לדמוע?
מי לא חווה את הרגע הזה, שבו צריך להודיע ללקוח שהקשר המשפטי ביניהם מגיע לסיומו? זה לא קל, זה לא נעים, ובוודאי שמתחילים לעבור בראש מחשבות על איך הוא יגיב, מה זה אומר לגבי העבודה שהשקעתם יחד, ואולי אפילו איך תיראה הפגישה הבאה שלכם בפרקליטות. אבל רגע, אל תדאגו! כאן אנחנו נהיה הקול הקיומי שיזכור לכם שגם במקרה הזה יש מקום להומור, קוקטייל של עניין, ובעיקר הרבה מקצועיות.
שישה שלבים לתהליך שעושה את ההפסקה פחות כואבת
יש דברים שחשוב לדעת כשמדובר בהודעה על הפסקת ייצוג:
- הכנת הקרקע: הכנה נפשית שלך ושל הלקוח.
- ביצוע ההודעה: כשצריך להגיד דברים, צריך לדעת איך לומר אותם.
- ניהול פרטים טכניים: מה עם המסמכים? חתימות? קצבים?
- הכנה למענה על שאלות: זה הזמן כזה… קטנוני.
- תגובה לתגובות: מוכן להפתעות?
- סגירת המעגל: תמיד חשוב לחשוב על הלקוח גם אחרי הפגישה.
שלב 1: הכנת הקרקע – רמזים שראיתם בדרך
לפני ההודעה, חשוב לשים לב לסימנים שיכולים להעיד על כך שהקשר המשפטי שלכם המתה מעבר לאוכלוסיית החנויות. אם הלקוח מצא את עצמו רוב הפגישות מתמקד באיזה רעיון חדש, או מה הלך לא טוב, ייתכן שמדובר ברמזים לכך שהקשר המשפטי שלכם מתקרב לסופו. לשבת ולדבר על הדברים הללו קודם למהלך יקל על השיחה הבאה.
שלב 2: ביצוע ההודעה – איך עושים את זה כמו מקצוענים?
הגעת לרגע הכואב. עכשיו מגיע השלב שבו למעשה אתה צריך להעביר את ההודעה. הקרבה אישית שמשדרת הבנה תסייע כאן. שיחה פנים מול פנים היא תמיד הדרך הטובה ביותר לכך. תחשוב על זה כמו על הופעה – אם אתה כבר שם, תן הופעה טובה! עשה זאת בנועם, בלי להקשות על הלקוח, ואל תעמוד שם כמו משדר חדשות מרגש אלא כמו חבר טוב.
שלב 3: ניהול הפרטים הטכניים
או קיי, עכשיו אתם משוחררים. הלקוח יודע על הפסקת הייצוג, אבל מה קורה עם כל הבירוקרטיה שסביב? מסמכים, קצבים, דואר רשום – כל אלו צריכים להיות מסודרים בקפיצים. אם כל זה היה מסודר מלכתחילה, ייתכן שלא הייתם מגיעים לשיחה הזו, אבל מי אמר שהחיים הם פשוטים?
שלב 4: הכנה למענה על שאלות
ואם במקרה הלקוח מתחיל לשאול שאלות לא נעימות, תגידו שיש לכם כוח עליון! שאלות כמו:
- למה זה קורה עכשיו? מה לא היה בסדר?
- האם זה משהו אישי או מקצועי?
- האם יש עוד כשלים בדרך?
לא משנה באיזה עונה אנחנו נמצאים, יהיו שאלות. תכינו תשובות מראש!
שלב 5: תגובה לתגובות
אנג'לה, אשתו של הלקוח, אמרה שיש לו נטייה להיסחף. זה מתקיים גם בהודעות. יכול להיות שהלקוח יגיב בכעס, בצחוק, או אולי אפילו ישאל אם הוא יכול לעבור ללקוחות המתחרים שלך. תמיד תזכרו שלמעשה מדובר באנשים – כן, אנשים מהעולם המשפטי, אבל עדיין! היו אמפתיים! שיחה לא נעימה, אבל פּראָדוקטןיה.
שלב 6: סגירת המעגל
אם לא עשיתם את זה נכון, תיכף אתם תראו את הלקוח על המדרכה מחוץ למשרד שלכם. זה הזמן להציע את היד בסיום ובאותו רגע להבטיח לו שאתם פה אם הוא יזדקק לשירותים חוזרים בעתיד.
שאלות ותשובות שיכולות לעלות בזמן ההודעה
שאלה: אבל איך אני יודע שהגעתי לשלב הזה?
תשובה: ברוב המקרים, תרגיש את זה במערכת היחסים כבר הרבה לפני שההודעה נדרשת.
שאלה: למה זה כל כך חשוב להיות מוכנים?
תשובה: כי הסתירות הרגשיות יכולות להפעיל חלודה בכבודכם המקצועי – ולמה? אתה לא רוצה להיות במצב של סלט ירוק על השולחן.
שאלה: אפשר גם לעשות את זה בהודעה אמיתית?
תשובה: לא כל דבר חייב להיות רשמי! לפעמים הנסיבות מאפשרות להעביר את ההודעה בפליאה.
סיכום המתודולוגיה
בהודעה על הפסקת ייצוג, חשוב להיות מקצועיים, אדיבים ואנושיים. אחרי הכל, הכול עוסק ביחסים ובמערכות יחסים – והקול המשפטי לא צריך להיות נתק מאנושיות. לקוחות, אחרי הכל, הם יותר מלקוחות, הם חלק מהותי מהשדה בו אנו פועלים. רוצה לדעת איך עושים את זה? תשאלו אותנו!