ראשית כל, ניגע בשאלה מהו פרויקט בחברה / ארגון ?
פרויקט מוגדר כמאמץ זמני המתרחש במטרה לפתח שירות, מוצר או יעדים כלשהם.
פרויקט בחברה זה קבוצה של משימות עם יעדים מוגדרים להשגה, תוך פרק זמן מוסכם מראש ועם שימוש בתקציב כלשהו לביצוע המטרות.
ניהול פרויקטים גדולים- באופן מקצועי, דורש שליטה במגוון מיומנויות כמו:
מסוגלות לבצע "התאמות תוך כדי תנועה" בפרויקט – בסביבה משתנה וחוסר וודאות שעלולים להיווצר בשל כל מיני גורמים ששותפים לפרויקט.
זמינות ונגישות גבוהה – לכל אחד מהגורמים המרכיבים את צוות הפרויקט.
יכולות גבוהות בביצוע אינטגרציה – בין המחלקות השונות / גורמים שונים המרכיבים את צוות הפרויקט ומגיעים מעולמות תוכן שונים. יש צורך לאחד את כל הגורמים סביב המטרה המשותפת לפרויקט, תוך רתימת העובדים השונים לשיתוף פעולה בשקיפות אחד מול השני.
מהן הבעיות שעלולות לצוץ בניהול פרויקטים עצמאי (ולא מקצועי) בחברות וארגונים ?
פרויקטים מורכבים או ריבוי פרויקטים בחברות, עלולים "ליפול בין הכיסאות" במידה והם מנוהלים בידי מנהל פרויקטים בודד או בידי מספר מנהלים שאינם מקצועיים דיה.
כלומר, בלא מעט מקרים בהם פרויקטים אינם מנוהלים בידי גורם מקצועי מספיק או בידי מספיק גורמים מפקחים (חוסר בכוח אדם של מנהלי פרויקטים), דינם שייכשלו מבחינת עמידה בלוחות זמנים, שימוש נכון בתקציבים והשגת יעדי הפרויקט הסופיים.
אם כן, מומלץ בחום לכל חברה שיודעת שיש באמתחתה ריבוי פרויקטים להחזיק באנשי מקצוע או בגוף לניהול פרויקטים, שיהיו אחראיים לביצוע פרויקטים בסטנדרטים גבוהים של מקצועיות את זה בדיוק חברה לניהול פרויקטים תספק עבור כל ארגון שדורש מעצמו השגים שיובילו לצמיחתו ושגשוגו.
מהי חברת ניהול פרויקטים וכיצד היא יכולה לתרום לכם לעסק ?
על-פי מחקרים שנערכו בשנים האחרונות, חברות אשר אינן עובדות עם מתודולוגיות ברורות, מצליחות בכיבוש יעדיהם רק ב-30% מהפרויקטים, לעומת 90% (!) בחברות העובדות על בסיס .PMOמתודולוגיות ידועות, בתחום ה-
ניהול פרויקטים כמקצוע, או כשירות –( Project management Office) PMO הוא ענף בתוך תחום מדעי הניהול, העוסק בתכנון ובקרת פרויקטים.
חברה המקימה בתוכה גוף PMO, מה שהוא יבצע עבורה זה מספר פונקציות שיבטיחו סטנדרטים גבוהים של עבודה על הפרויקטים השונים שקיימים בה. בין היתר ה- PMO יבצע את הפונקציות הבאות: איסוף נתונים על כל פרויקט, הגדרת המשימות, בניית תכנית עבודה, מעקב אחר לוחות הזמנים והתקציב ושמירה על ניהול תקין.
חברה לניהול פרויקטים יכולה להטמיע את הידע והכלים שלה בחברה המבקשת שירות בתחום, ב- 3 דרכים:
מיקור חוץ –
הכנסת איש מקצוע בכיר מטעמה לתוך החברה מבקשת השירות.
אלה מעניקים מהידע והניסיון שלהם כדי להטמיע מתודולוגיות, נהלים, שיטות ומערכות מידע ושאר כלים טכניים הנדרשים עבור ניהול מקצועי של פרויקטים. השירות יוצע לחברות שאינן מעסיקות מנהלי פרויקטים מקצועיים או ככוח עזר למנהלי פרויקטים קיימים הזקוקים להובלה בידי מנהלי פרויקטים מנוסים.
הקמת גוף PMO בתוך החברה (גוף ניהול פנים ארגוני)–
מערך זה מרכז את כל הידע המקצועי בתחום, והקמתו נועדה לקבוע סטנדרטים גבוהים של איכות בפרויקט ולייעל את ניהולם של הפרויקטים, תוך הטעמת שיטות גישות, תוכנות ועוד אמצעים, על בסיס המתדולוגיות השונות בתחום ניהול הפרויקטים.
תפקודו ותחומי אחריותו של המשרד לניהול פרויקטים (PMO), תלויים בצורך של כל חברה וחברה, אבל חשיבותו העליונה היא בהיותו זרוע תכנון ובקרה של כלל הפעילות הפרויקטאלית בתחומה.
הדרכת עובדים בתוך החברה –
קיומן של הדרכות מקצועיות למנהלי פרויקטים ועובדי חברות, המרכיבים את צוותי הפרויקטים השונים בחברה, כדי לפתח אצלם את הלך הרוח הנכון והמיומנויות החיוניות עבור ניהול תקין של פרויקטים, תוך עמידה ביעדיו ואילוציו (זמן, תקציב וכד').
ההדרכות מתבססות על מתודולוגיות הלקוחות מדריך ה-PMBOK® GUIDE מטעם ה-PMI הארגון העולמי לניהול פרויקטים.
לסיכום:
ניהול פרויקטים במאה ה-21, נחשב לתחום מקצועי מקובל מאוד בקרב ענפי הייצור וההייטק והוא דורש מאיש המקצוע בתחום לרכוש ידע תיאורטי (על בסיס מתדולוגיות של ארגון ה- PMI העולמי) ומעשי (שימוש בתוכנות ומערכות ניהול מידע) שהינם הכרחיים להובלתם של פרויקטים למעוז חפצם של החברות והארגונים.
מתוך הצורך העולה בהדרכות בתחום ובהקמת גופי PMO, חברות ניהול פרויקטים בימינו הן רבות ועל כן, מומלץ לבצע מחקר מוקדם לפני ששוכרים את שירותיה של חברה כזו בעזרת תוכן מהרשת והמלצות מחברות וארגונים אחרים.