כיצד להתמודד עם עומס משימות?

כל עסק אשר עובד אל מול לקוחות יודע שלצד המטרה להעניק את השירות הטוב ביותר ולהתמקד במקצועיות העסק, יש לא מעט פרטים אשר דורשים התייחסות, יש לא מעט דברים שיש לזכור, יש לא מעט מטלות שמחכות להנעה, יש לא מעט לקוחות שיש לחזור אליהם וכדומה, ועל כן מלבד לנהל יומן משימות ולשכור עוד עובדים, טוב לדעת שיש כמה דברים נוספים שניתן לעשות, כאשר פה מילת המפתח הינה התייעלות, ולו באמצעות שיטות ניהול זמנים ומערכות ייעודיות, כגון מערכת CRM!

תמיכה טכנולוגית

מערכת CRM מעמידה בפני העסק ממשק נוח אשר ממזג באופן מובנה ומסודר את סך נתוני הלקוח, כולל היסטוריה של התקשרויות, פרטים אישיים, מועדי פגישה וכדומה. מכאן שניתן לוודא שהמידע קוטלג ונשמר כהלכה, כך שבעת הצורך ניתן יהיה לאתר כל פיסת מידע ביעילות יתרה, ולו כי מבקשים לשמור על הלקוח לאורך זמן, מתוך מטרה שכשיעלה צורך נוסף, הלקוח לא יהסס לבחור בכם מחדש. אי לכך בין אם מבקשים לסלוק כרטיסי אשראי, לדוור קמפיינים, להניע תהליכי עבודה, לאתר טפסים, לנהל לידים וכדומה – הרי שטוב לדעת שעבור רשימה ארוכה של צרכים יש מערכת אחת שמעניקה מענה מלא!

סוד ההצלחה שמאחורי התעדוף

כל יום עבודה מביא עמו שלל משימות ולעיתים התגובה הראשונית היא לטפל במשימות שיותר קל להעיף מהשולחן, ולהמשיך לדחות משימות שדורשות הרבה יותר השקעה. אי לכך יש להבין כיצד מתעדפים נכונה, כאשר פה נציין שהסוד הוא לבחון דחיפות אל מול חשיבות ותועלת אישית. שנסביר? לא פעם נמצא לנכון לקדם דווקא משימה פחות דחופה, ולו מתוך הבנה שמגוון משימות אחרות תלויות בה.

על גנבי זמן שמעתם?

לא מעט משימות נדחקות לפינה בשל זמן חשוב שהולך לאיבוד. פה נציין שחשוב לאתר מה באופן תדיר "גונב" לנו זמן. זו יכולה להיות הפסקת קפה שמתארכת ללא סיבה, שיחת חולין עם קולגות, רכישת ארוחת צהריים, מעבר על מיילים לא חשובים וכדומה. ברגע שמאתרים את אותם "גנבים", יש להעמיד כללים חדשים אשר דוחקים אותם לפינה. כך למשל ניתן להחליט שמעתה אין לרדת לרחוב לקנות ארוחת צהריים, אלא יש להביא מהבית, או לבצע הזמנה.

האצלת סמכויות

אומרים שמנהל טוב הוא כזה שמנהל צוות עובדים כ"כ טוב, כך שהוא יכול להיעדר מהעסק יום שלם מבלי שניתן יהיה להבחין, ולו כי העובדים יידעו מה עליהם לעשות על מנת לגבות את היעדרותו. כיצד ניתן להגיע למצב שכזה? יש לדעת להאציל סמכויות על העובדים המתאימים, מבלי לאפשר לאגו לתמרן או למנוע זאת.

תלייה של לוח משימות

לאנשים יש נטייה להתעלם ממה שמלחיץ, אך בכול הנוגע לתחום העסקים יש לשים את המשימות אל מול העיניים, וזאת על מנת שנזכור שיש לטפל בהן, ואף נתכנן את היום סביבן – מתוך מטרה להשאירן מאחור. אי לכך, גם אם מדובר בשיטה מעט פרימיטיבית (יחסית לשלל פתרונות טכנולוגיים מדהימים), תלייה של לוח משימות עשויה לסגור היטב את הפינה.

סדר לצד תכנון

ניהול משימות יומי חשוב ביותר, ועל כן כל בוקר, או אפילו כל ערב מקדים, יש להכין את המשימות עבור היום החדש. באופן שכזה נמנע בזבוז זמן, נמנע ביצוע חלקי של משימות וניתן לסיים את היום עם תחושה יותר טובה, לצד הספק הרבה יותר גדול. מכאן שאם נסכם, נציין שסדר, תיעדוף, שליטה על הזמן, האצלת סמכויות וכמובן קבלת עזרה גדולה מההיבט הטכנולוגי עשויים להפוך גם את היום העסקי שלכם להרבה יותר מוצלח ואפקטיבי. מבקשים לבצע משימה חשובה עוד היום? החליטו כבר מעכשיו מה מחר יתנהל אחרת.