כל עסק קוצר את פירותיו רק לאחר שהמוצר שהוא משווק או מייצר נמכר. פריטים רבים מוחזקים במחסנים עד מועד שליחתם ללקוחות. המעקב אחריהם הכרחי מסיבות רבות ונעשה באמצעות מערכת לניהול מלאי ממוחשבת. מערכת מודרנית מבצעת מספר רב של פונקציות ביניהם: ניהול מלאי ופריטים ואיתורם במחסני החברה. ניהול תהליכי רכש, העברות בין מחסנים ותנועות מלאי, ספירות מלאי והערכת שוויו על פי ערך נוכחי, תמיכה במעגל הרכש, בהצעות מחיר, ניהול מחירונים וקטלוג, החזרי זיכויים, עיבוד תשלומים ועוד.
חשיבות רבה
לניהול המלאי יש חשיבות עליונה במספר פרמטרים. ראשית, יש צורך לדעת על כמות המוצרים הקיימת בכל רגע נתון. הדבר הכרחי לצורך אספקת סחורה ללקוחות, לצורך הזנת מחלקת הייצור, לתכנון ייצור וכדומה. למוצר מוגמר יש עלות שתמורתה כבר שולמה הכוללת חומרי גלם, שכר עבודה, ריבית והוצאות אחרות. קיימות עלויות אחזקה למחסנים בשל הוצאות תחזוקתם, דמי שכירות וכדומה. הרצון של כל עסק, בין אם הוא יצרן או משווק, היא לדחוף סחורה במהירות ובמינימום זמן החזקה.
צמצום הוצאות
למלאי יש גם משמעות במאזן החשבונאי. בסוף שנה נדרשים עסקים שונים לערוך ספירת מלאי לצורך התחשבנויות עם השלטונות. הרצון הוא להחזיק מלאי בכמות הנמוכה ביותר כדי להימנע מתשלום מיסים. מערכת לניהול מלאי עוקבת אחר המעבר שלו על פי מסמכים. יש צורך לרשום כל פריט כבר בעת כניסתו למערכת, וכמובן, בעת הוצאתו. מסמכים הקשורים בהעברות מלאי הם, כאמור, מסמכי כניסה והוצאה, רישומי נכס, תעודות החזרה, חשבונות זיכוי, תעודות משגור ועוד.
זיהוי מוצרים
המערכות מזהות את המוצר על פי מספר סידורי ויש להן יכולת לוודא שאין רישום מספרים כפול. מערכות מתקדמות יכולות להמיר מסמכי כניסה למלאי לברקודים וכך מתאפשר מעקב באמצעות סורקי ברקוד. בנוסף, קיימות מערכות היודעות לזהות תת דגמים של פריטים השונים אלו מאלו בצבע, בגודל, בשנת ייצור, ועוד. המערכות מסוגלות לנפק דו"חות בלחיצת כפתור אחת בכל רגע נתון. דו"חות מלאי שכוללות, בין היתר, מקום אחסון, מידע על תנועות מלאי וכדומה חיוניות לכל מנהל ויקלו מאוד על עבודתו. מעבר לייעול יהיה חיסכון ניכר בכסף, בשעות עבודה ועוד.