מכתב סיום התקשרות עם ספק דוגמא – כל מה שצריך לדעת

מכתב סיום התקשרות עם ספק: איך לעשות את זה כמו מקצוען (בלי שיתפוצץ לך הברווז!)

תחום המשפטים ועריכת הדין שופעים חוקים, תקנות ונקודות דקיקות, אך בין כל החומר היבש והסרקסטי, יש לנו את המכתבים. היום נדבר על אחד מהמכתבים החשובים ביותר שתצטרכו במהלך הקריירה שלכם: מכתב סיום התקשרות עם ספק. כן, זה נשמע כמו סיטקום שיכול לגרום לכם למות מצחוק, אבל האמת היא שזה נושא רציני יותר ממה שנדמה לכם.

למה לשלוח מכתב סיום תקשרות עם ספק?

שאלתם את עצמכם, "למה אני צריך לכתוב מכתב כזה?" ובכן, תנו לי להסביר. יש לא מעט סיבות שבגללן כדאי להתפנק עם כתב היד שלכם:

• שימור מערכת יחסים: גם אם אתם לא מתכוונים להיות החברים הכי טובים שלו אחרי סיום ההתקשרות, כדאי לשמור על מערכת יחסים נאה עם הספקים שלכם.
• הגנה משפטית: במקרים קיצוניים, מכתב כזה יכול להוות הוכחה לכך שתם החוזה, ולכן אתם לא מחויבים עוד לפצצות הדואר שלו.
• לסגור פינות מבעוד מועד: יש מקרים שבהם ספקים חושבים שהם עדיין עובדים עבורכם. כך תוודאו שהם יבינו שהתם החוזה.

מה כדאי לכלול במכתב הזה? שלוש נקודות עיקריות!

כמו כל דבר בעולם המשפטים, יש כמה מרכיבים הכרחיים שיהפכו את המכתב שלכם להצלחה:

1. פרטים מזהים

אתם לא רוצים להרגיש כמו רגע של "מי זה היה?" בפקולטה למשפטים שלכם. ולכן, צרו בהתחלה את הפרטים המזהים:

• שם וסוג החברה שלכם
• שם הספק
• תאריך שליחת המכתב

2. הסיבה לסיום ההתקשרות

אם לא תגדירו למה אתם סוגרים את כל העסק, זה יכול להרגיש כמו סצנה מסרט מתח שבו כולם מתים, אבל אף אחד לא יודע למה. תסבירו בקצרה מדוע אתם סוגרים את ההתקשרות. האם זה בגלל שנמאס לכם מהשירות שהם מעניקים? או שמא הם טועים בכל פעם שהם שולחים לכם את החשבונית? תנו להם לדעת.

3. סיום ההתקשרות

כאן זה הזמן שלכם להנחית עליהם את הבשורה. תודיעו להם בצורה ברורה שהם לא יהיו הספקים שלכם יותר, ותפרטו מתי זה נכנס לתוקף. ואם אתם רוצים להפוך את העסק למעט יותר מותח, שימו הערת שוליים לגבי החובות החשבוניות שנותרו.

איך לנסח את המכתב? דוגמאות שידליקו את היצירתיות שבכם!

יש המון גישות כשזה מגיע לכתיבת מכתב סיום. אחת מהן היא להרגיש כמו עורך דין מחובר מאוד למילים. האחרת היא להיות ישיר כמו אקדח במערב הפרוע. בואו נתחיל עם תמציג:

מכתב סיום ההתקשרות – דוגמה:

[תאריך]
[שם החברה שלכם]
[כתובת החברה שלכם]

[שם הספק]
[כתובת הספק]

נכבד/ה [שם הספק],

ברצוני להודיע כי החלטתי על סיום ההתקשרות בינינו, בהסכם [מס' ההסכם] עם נכונות לסוף תאריך ה-[תאריך סיום].

סיבת הסיום נובעת מ[סיבת הסיום]. אני מבקש/ת להסדיר את כל התשלומים המגיעים עד לתאריך זה דורך התנאי המופיעים בהסכם.

אני מודה לכם על [על מה הייתם רוצים להודות להם]. 

בברכה,
[שמך]
[תפקידך]
[טלפון]

מתי לשלוח את המכתב?

אם חשבתם על לסיים ההתקשרות כמו שהייתם שולחים מסרון לאהבה שלכם, כדאי שתקחו בחשבון כמה דברים:

• לא בשעות השיא: הימנעו משעות שהספק שלכם עוסק במשימות דחופות כי זה ייראה כמו הפתעה לא נעימה.
• לא בשישי בערב: אל תיקחו את הסיכון שזה יגרום לבנאדם ליפול על הבירה ולהגביר את ההתרסקות.
• בזמן המתאים: בחרו באיזו תקופה בהסכם שלכם שיטה עשה את זה בצורה הסודית ביותר.

שאלות ותשובות: רגע, האם שכחנו משהו?

ש. האם נדרש למסור מכתב סיום גם במקרים של אי-התאמה?
ת. בהחלט, כדאי לדעת שהצעדים הבאים שלכם יהיו מתועדים.

ש. מה עלי לעשות אם הספק לא מסכים לתנאים?
ת. יש לשקול לפנות לעורך דין מתמחה להשגת פתרון.

ש. האם אני יכול לשלוח את המכתב בדוא"ל?
ת. כמובן, אך תמיד טוב לשלוח העתק בדואר רגיל.

ש. מה קורה אם אני מחכה לתשובה ולא מקבל?
ת. אל תתאכזב, תשלח תזכורת. זה ממש לא סוף העולם.

ש. איך אפשר להיות מנומס גם כשסוגרים דלתות?
ת. שמרו על טון חיובי ומנומס וזה הכל, גם אם אתם מרגישים כמו מלכה/מלך בפיצוץ.

לסיכום – זה בידיים שלכם!

מלאכת הכתיבה של מכתב סיום התקשרות עם ספק לא אמורה להיות כואבת כמו התקנה של רהיט איקאה שלא הסכמתם בשום של