גם היום, בעידן בו חלק גדול מהתקשורת בתוך העסק או מחוצה לו, נעשית באמצעות מכשירי סלולר או מחשבים, עדיין יש חשיבות רבה למרכזיות טלפוניות. אלו מרכזיות בענן אשר מאפשרות לנו לנתב שיחות בתוך העסק אל גורמים שונים וכן להוציא שיחות החוצה.
כך למשל, אם אנחנו רוצים לייצר תקשורת בין גורמים מסוימים בתוך העסק, אזי שאפשר לעשות זאת באמצעות המרכזייה, כך גם אפשר לעשות אם רוצים לעשות שיחת ועידה עם גורמים מחוץ לעסק, שיחת וידיאו או כל סוג אחר של תקשורת. היום בזכות מרכזיות טלפוניות מורכבות ומשוכללות, יש לנו אפשרות גם לשלוח מיילים או פקסים ישירות דרך המרכזייה וכמובן יש לנו אפשרות לגבות את כל השיחות, להקליט אותן ולאחסן, כך נוכל לחזור ולשמוע את השיחה במידה ונרצה בכך.
על כן, חשוב מאוד לבחור מרכזיה טלפונית שתוכל לשרת אותנו על הצד הטוב ביותר. אנחנו צריכים לדעת כיצד לבחור את המרכזייה הנכונה ולהתאים אותה לצרכים שלנו.
איך רוכשים מרכזיה טלפונית בצורה נכונה
ראשית, אנחנו צריכים לבחון מה הם הצרכים של העסק. לשם כך, עלינו לאפיין אותו ולאפיין את הצרכים שלנו. חשוב שנעשה אפיון ארוך טווח. כלומר, לא לאפיין מה אנחנו צריכים לזמן הקרוב אלא מעבר לכך. בצורה נכונה נוכל לאפיין בצורה חכמה את הצרכים ולקנות מרכזייה שתוכל לשרת אותנו בהתאם.
שנית, חשוב לבחון איך המרכזיה עובדת, איך אנחנו יכולים להשתמש בה בסיטואציות שונות וכמובן איך אנחנו יכולים להשתמש בה בסיטואציות של נקודות קיצון, קרי מצבים לא צפויים או כל דבר אחר, שנחשב חריג ומיוחד. בצורה כזו נוכל לדעת בוודאות שאכן המרכזייה טובה עבורנו ויכולה לשרת אותנו בהתאם.