בישראל, שהיא מדינת רווחה, חלים חוקים המחייבים מעסיקים, והחל משנת 2017 גם עוסקים עצמאיים, להפריש לטובת חיסכון ארוך טווח, סכומי כסף שגובהם המינימאלי נקבע בחוק על פי גובה ההכנסה או השכר, בביטוחים ותכניות חיסכון פנסיוניים. תכניות החיסכון הפנסיוניות הללו, תפקידן לאפשר לכל עובד בישראל משכורת חודשית החל מגיל הפרישה ולאורך כל חייו, על מנת לאפשר איכות חיים טובה גם בגיל השלישי.
ביולי 2014 פורסמו עדכונים לתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (תשלומים לקופות גמל) התשע"ד – 2014. תקנות אלה נועדו להסדיר את הדיווח על אותן הפקדות למעסיק, לאחר שבמספר לא מבוטל של מקרים נתגלו שגיאות, לפעמים בגובה ההפקדה כשלעצמה, ולפעמים מצב בו העמית לטובתו הופקדו הכספים הופתע לגלות שמכיוון שלא היה בקיא בתנאי החיסכון שלו לטובת הפנסיה, הוא צבר כמות פחותה של כספים ביחס למה שציפה לחסוך. כל אלה, מקבלים מענה עם החובה על פי התקנות החדשות לדווח על ההפקדות לפנסיה של העובדים, באופן דיגיטלי ובפורמט אחיד. עוד על התקנות החדשות, איך הן מסייעות לעובדים ולמעסיקים, ומי חייב בהן – במאמר שלפניכם.
התקנות החדשות לדיווח על הפקדות לפנסיה – (כמעט) כל מעסיק חייב בהן
החל מפברואר 2016, חייב כל מעסיק אשר בארגונו למעלה מ- 100 עובדים בדיווח דיגיטלי על פי הפורמט האחיד שנקבע, בגין ההפקדות לחיסכון הפנסיוני עבור העובדים. החל מחודש פברואר 2017 – חלה החובה גם על ארגונים המעסיקים 50 – 100 עובדים. ארגונים המעסיקים בין חמישה עובדים ל – 50, יחויבו בדיווח אחיד ושוטף בגין ההפקדות לביטוחי הפנסיה של העובדים החל מחודש פברואר של 2018.
את הדיווח הדיגיטלי ניתן לשלוח דרך המסלקה הפנסיונית אל הגופים המוסדיים – הם הגופים המנהלים את כספי ההפקדות בביטוחים הפנסיוניים.
אותן תקנות מחייבות גם את הגופים המוסדיים אליהם מגיע הדיווח לשלוח משובים בגין הדיווח: בתוך עד שלוש שעות משוב בגין התקינות הטכנית של הקובץ; ובתוך חמישה ימי עסקים את סיכום הקובץ שנשלח והשגיאות המופיעות בו, במקרה שחלק מן הרשומות לא נקלטו במערכת. בנוסף לאלה, יישלחו אל המעסיק אישורים חודשיים ואישורים חד שנתיים בגין ההפקדות לתכניות פנסיה שבוצעו במהלך התקופה.
מעסיק שלא יבצע דיווחים כמחויב בתקנות, עלול למצוא את עצמו נקנס בסכומים כבדים – עד 200,000 ש"ח. קנסות וסנקציות כלפי המעסיקים נקבעו גם במקרים של הפקדה שלא כחוק – לדוגמה: מעסיק מחויב בהפקדה לקרנות הפנסיה של עובדיו בתוך עד שבעה ימי עסקים מיום קבלת השכר או עד ה – 15 בכל חודש, לפי המוקדם מבניהם. במקרים בהם ההפקדה מבוצעת במועד מאוחר יותר – חלה חובה על המעסיק לשאת בתשלום ריבית פיגורים. אי העברה של כספי החיסכון לפנסיה לעובדים הינה עבירה אשר בצידה חבות פלילית.
מה יש בדוחות האלה?
הדיווח על הפקדות פנסיוניות משוגר אל הגופים המוסדיים בפורמט אחיד המזכיר פורמט XML (של קובץ אקסל), ובו פרטים לגבי העובד (כמו שם מלא ומ"ז, גובה השכר ושיעור ההפקדה לביטוח הפנסיוני, ועוד), לגבי ההפקדה (כמו שם ופרטי התקשרות אל המעסיק, סכום ההפקדה, אופן ומועד ההפקדה, מספר מזהה של החברה המנהלת את ההפקדות, פרטי התשלום, כמו חשבון הבנק ממנו בוצעה ההפקדה וכדומה) ופרטים נוספים, כמו דיווח על הפסקת תשלומים לעובד כולל הסיבה להפסקת התשלומים.
את הדוחות ניתן להפיק באופן עצמאי, למשל היישר מאתר המסלקה הפנסיונית. מרבית התוכנות המקוונות לניהול תשלומים לטובת ביטוחי הפנסיה של העובדים, מאפשרות דיווח דיגיטלי בפורמט שנקבע, באופן מובנה במערכת.
בשורות טובות הן למעסיקים והן למועסקים
חובת הדיווח המקוון מאפשרת טיוב של אופן ההפקדות לטובת החיסכון לפנסיה, עבור מעסיקים ועבור עובדים. הדיווחים מאפשרים מעקב אחר ההפקדות וניהולן באופן אקטיבי, כאשר שגיאות מתגלות בזמן אמת, וניתן לתקנן.
מעסיקים – מה חשוב לעשות כעת?
כאמור, מעסיקים של בין 50 ל – 100 עובדים חויבו החל מפברואר השנה לדווח באופן מקוון בגין
כל הפקדה לביטוח הפנסיוני, כאשר מעסיקים של יותר מ – 100 עובדים כבר מחויבים בדיווח מאז יוני 2016. חשוב לציין, כי עבודה אל מול תכנת ניהול תשלומי פנסיה לעובד בצורה מקוונת, עשויה לחסוך מורכבויות מיותרות, דוגמת הכנת אותם קבצי דיווח, אשר נוצרים באופן אוטומטי בשירותים מתקדמים. אם אתם עדיין מנהלים את ההפקדות לטובת החיסכון לפנסיה באמצעות שירותים שאינם דואגים באופן מובנה גם לחובת הדיווח שלכם, המעסיקים, לגופים המוסדיים – בררו בנוגע לאפשרות לעבוד מול שירות אשר דואג גם להיבטים האלה של ההפקדות לביטוח הפנסיוני, ודואג כי אחריותו של הארגון לעובדיו מקויימת במלואה.