איך קובעים פגישה בזום – המדריך הבלתי רשמי לפגישות וירטואליות
עידן המגפה עשה למדי מהפכה בעולם הפגישות: מי היה מאמין שבמקום לשבת במשרד בלבושים פורמליים, נוכל עכשיו לערוך פגישות בלא כחול לבן, מהספה בבית (ולפעמים גם בזמן שאוננים לא מזיזים אצבע)! אבל לפני שעמוק פנימה לתוך העניין הוירטואלי הזה, בואו נבין איך קובעים פגישה בזום, ולמה זה כל כך חשוב להחליט מראש מה בדיוק נרצה לדון.
אז איך עושים את זה? 5 צעדים קלים לקביעת פגישה בזום
תהליך קביעת פגישה בזום הוא די פשוט, אבל באותה מידה, הוא גם יכול להיות מבולגן במיוחד אם לא יודעים מה עושים. הנה חמישה צעדים שיעזרו לכם למנוע בעיות:
- שלב 1: הירשמו לשירות! כדי להשתמש בזום, צריך קודם כל להירשם. אל תדאגו, ההרשמה קצרה ולא כואבת.
- שלב 2: קביעת התאריך והשעה – תסכמו עם המשתתפים מתי מתאים להם. נכון, זה כמו לקבוע ארוחת ערב עם חברים, רק בלי הסטייק.
- שלב 3: יצירת פגישה – לאחר שהסכמתם על מועד הפגישה, פתחו את האפליקציה או האתר של זום ולחצו על "Schedule a Meeting".
- שלב 4: שליחת הזמנה – לאחר שהפגישה נוצרה, אל תשכחו לשלוח את ההזמנה למשתתפים, אחרת הם יעלו לפגישה ויגלו שאף אחד לא שם. תסמכו על הניסיון!
- שלב 5: הכנת עצמכם לפגישה – הזכירו למשתתפים לבדוק אם הם מחוברים לחיבור אינטרנט טוב, שמומלץ גם לשים פיג'מה יפה.
הקונספט של שיחות וירטואליות – איך המתודולוגיה משפיעה על התקשורת?
שיחות וירטואליות הן משהו שרבים מכם עלולים לחוות בעיות בהן. אם אתם מתכננים פגישה עם צוות, חשוב לקחת בחשבון שהחוויה תהיה שונה מאוד מהפגישה המשרדית המסורתית.
איך מתמודדים עם בעיות טכנולוגיות בזמן אמת?
שאלתם את עצמכם פעם איך מתמודדים עם בעיות טכנולוגיות? אתם לא לבד! הנה כמה טיפים:
- שמרו על קור רוח – אף אחד לא יהפוך לסטיב ג'ובס רק ברגע שזום קורס.
- חישרו למישהו בדרך – אם כל השאר נכשל, שלחו הודעה דרך וואטסאפ!
- תגידו למשתתפים להתעלם ולא משנה מה קורה ולא להתבדח על הקטסטרופה.
כיצד יוצרים מהלך פגישה אפקטיבי?
כמובן שהמטרה היא לא רק לקבוע פגישה אלא גם לדאוג שהיא תהיה אפקטיבית. אז איך עושים את זה? קדימה עוקבים:
הכנה מוקדמת היא המפתח!
הכנה היא לא רק לחיות לתוך התחומים המשפטיים, היא גם לגבי שיחות בזום. הכינו את כל המידע הנדרש ומסמכי הפגישה שלכם מבעוד מועד.
תאמו את האג'נדה מראש
אם לא מכינים אג'נדה יש סיכון גבוה לסטות מהנושא כמו עכברים בספסלים של שכונת עוני. הכינו רשימה של הנושאים החשובים ביותר שתרצו לדון והקפידו להישאר עליה בזמן הפגישה.
שאלות נפוצות על פגישות בזום
מה לעשות אם אחד מהמשתתפים לא מצליח להתחבר?
כדאי לשמוע על כך מראש, כמו: "חברה, נווטו והתקשרו אליי באופציה של WhatsApp" – דרך יעילה לחבר אותם מחדש.
האם אפשר לערוך פגישה עם הרבה משתתפים?
בהחלט, זום מאפשר עד 100 משתתפים בחינם! פשוט תוודאו שהאינטרנט שלכם יכול להתמודד עם כל הזרם הזה.
מה עושים אם הפגישה נמשכת יותר זמן מהצפוי?
ממליץ להגדיר מראש זמן מנהלי (טיימר) וכל אחד יבין מתי זה הזמן להעצים אותה או לזרוק משפט אקראי כמו "אז איך נראה מזג האוויר היום?"
הסוד למפגש וירטואלי משובח
לסיכום, קביעת פגישות בזום היא בדיוק כמו קביעת פגישות פנים אל פנים, אלא שכולם רואים את הפיג'מות שלכם וזה הופך את הכל קצת יותר מצחיק. בעקבות כל החשיבות והקלות של בדיקות טכנולוגיות, היכולת לנהל אג'נדות ברורות, והמתודולוגיה שמאחוריה, אין ספק שבעולם החדש של עבודה מסביב לפגישה הכישורים הללו עשויים לשרת אתכם היטב.
אל תשכחו שהכל עסק וניהול, ובתוך כל המהמורות, הוציאו חיוך ורצון לעשות את זה יחד! אז קדימה, קבעו את הפגישה הבאה שלכם בזום — ותהיה זו מלאת פיהוקים כמו אחד מהסרטים האלמותיים.