המדריך המושלם למכתב סיום העסקה: כיצד לסיים את זה עם חיוך?
האם חוויתם כבר את השיחה ה"מביכה" הזו, שבה אתם צריכים לסיים התקשרות עם מישהו? ייתכן שזה היה קולגה שלא עמד בציפיות, לקוח שביקש שיפורים אבל לא היה מוכן לשלם יותר, או אולי פשוט המצב העסקי הפך להיות בלתי נסבל? אם כן, אתם לא לבד! רבים מאיתנו חווים את הרגע המתח הזה שמגיע בזמן שהעסק לא מצליח או כשיחסים מקצועיים מתדרדרים. כאן נכנס לתמונה הטריק האסטרטגי: מכתב סיום העסקה.
מתי זה הזמן לשלוח מכתב סיום עסקה?
אז שאלת השאלות: מתי צריך לשלוח את המכתב? שימו לב לנקודות הבאות:
- כשלא יצא מזה שום דבר – כל פעם שאתם מנסים לפתור בעיה ואין שינוי.
- כשמרגישים שהבעיה היא לא בכם – אלא בלקוח, קולגה או כל גורם אחר.
- כשמדובר בהתקשרות לא רווחית – לפעמים פשוט לא שווה להמשיך.
לדעת מתי להפסיק…
כמובן, יש לשים לב לא רק לזה שלא יוצא שום דבר מההתקשרות, אלא גם מבחינת מערכת היחסים. מעולם לא כדאי להרגיש כשלון כשזה מגיע לעסק. אם אנו נהיים עצבניים ולא יכולים לישון בלילה כי "השותף" שלנו הוא בעצם כמו עכבר במערה (תסלחו לי על הדימוי), זה הזמן לשלוח את המכתב.
מה צריך לכלול במכתב סיום העסקה?
המכתב שלך הוא בעצם האוטובוס שחוצה את הקו – אתה רוצה שהוא יהיה רובו מרגיע ומחייך, ולא משאירים עקבות פציעה.
- הקדמה מדויקת: התחל את המכתב בלמה אתה כותב אותו. כמו כבאי שסוגר את השריפה עם טיפ טיפה של הומור!
- הכרת תודה: הבעת הכרת תודה היא תמיד נדרשת. "תודה שהתעניינתם בשירותינו, אבל…" נעל את הדלת עם חיוך!
- הסבר קצר: למה זה לא עובד, בלי להיכנס למעגלי גיהנום של אשמה.
- סיום מקצועי: להציע קשרים או זיקות לעתיד, כמו "אולי ניפגש בבר?" (לא ממש).
האם זה רע לשלוח מכתב? למי זה רע?
לא! זה חלק מהחיים. כל אחד שעוסק בעסק, ברגע מסויים חייב לשמור על הגבולות שלו. ואם זה אומר לסיים את העסקה, כדאי לעשות את זה עם חיוך. אנחנו לא רוצים שאריות מיותרות של רגשות רגשניות מעבר לזה.
שאלות שיכולות לעלות במהלך התהליך
- ש: האם זה בסדר לכתוב מכתב קונקרטי ולא רק טקסט כללי?
ת: בהחלט! משחק זה כשאתם מבינים למה אתם שולחים את המכתב. - ש: איך להתמודד עם התנגדות?
ת: תמיד עדיף להקשיב לדאגות והזדמנויות עבור הס אדם השני. - ש: האם אני יכול לשלוח את המכתב בדואר אלקטרוני?
ת: כן, אם זה מתאים למערכת היחסים שלך, לא כל מכתב חייב להיות פיזי. - ש: כמה ארוך צריך להיות המכתב?
ת: בקיצור, קצר ולעניין. אל תכתבו ספר! - ש: האם כדאי לציין את הכשלונות של הצד השני?
ת: אפשר, אבל לא מומלץ. תנסו לשמור על אווירה מקצועית.
איך לסיים את המכתב בצורה מקצועית?
ולסיום, איך מחתימים את המכתב? אתם רוצים שבחיים שלכם לא תכתבו "בברכה" כשיש תסבוכות רגשיות. מה עם משהו יותר מרגיע כמו "בהצלחה בהמשך הדרך"? יש שחשבו שזו משאלה טובה!
סיכום
בהצלחה בתהליך הכתיבה. זכרו, מכתב סיום העסקה הוא כלי נהדר שיכול לאפשר לכם לשמור על כבודכם המקצועי והאישי. אם תכתבו אותו בצורה נכונה, תוכלו לסיים את העסקה בצורה שהפכה מוחלטת לשיחה, מבלי להשאיר חותם של עצב – רק חיוכים. מי יודע, אולי בדרך הם יפגשו אתכם שוב בעתיד – וזה ייעשה בצורה מקצועית הרבה יותר! ובינתיים, קחו טוש אדום וציירו קו למעלה באוויר. עוברות הימים, והעסקים יקדמו לרמה גבוהה יותר!