מזכירה במשרד עורכי דין: לג'אנגל בין טפסים לשיחות טלפון עם קצת הומור!
זוכרים את הימים שבהם תפקיד המזכירה היה שולי, ולא ממש התייחסו אליו? אז זהו, שלא! המזכירה במשרד עורכי דין היא כמו ההילוך החמישי של מכונית – לא ממש רואים אותה, אבל בלעדיה, כל מערכת השיניים פשוט תקרוס! אז מה בעצם עושה המזכירה בעסקי הדינים? בואו נצא למסע שלא תשכחו!
המכונה המניעה של המשרד
אז אם חשבתם שזו רק טלפון וצילום מסמכים, תחשבו שוב! מזכירה במשרד עורכי דין היא המנגל שמצלה את כל העסק עובד בצורה חלקה.
- ניהול לו"ז: התכוננו לשמור על לוח זמנים כמו שמומחה לשחמט שומר על לוח השחמט שלו. תקוותנו היא שהלקוחות יגיעו בזמן ולא יחליטו להתנסות בהרפתקת "איך לרסק את הלו"ז של המשרד".
- קשר עם לקוחות: יודעת לדבר כמו נציג שירות שלא עובר את הכביש?! צריך להיות מזכירה! יכולת תקשורת מצוינת זו לא אופציה, זה חובה!
- ניהול טפסים: ופה נכנס הים של הטפסים המשפטיים, שבלעדיהם המשרד יתמוטט כמו קסטל גבוה עם אחד הקירות שבור. כל מזכירה צריכה להיות כמו קסם, לאומנות הטפסים!
שאלות ותשובות – לקפוץ לתוך העולם של המזכירות!
שאלה 1: מה זה טופס משפטי בכלל?
טופס משפטי הוא כמו הזמנה למסיבה, אבל במקום לשתות קולה, יש לך שורה של שאלות חוקיות שצריכות להיענות. כל טופס הוא בעצם אבן בונה בעולם המשפט.
שאלה 2: האם המזכירה יכולה לייצג לקוחות במשפט?
לא בדיוק. המזכירה היא כמו הוויסקי של הערב – נותנת טעם נפלא, אבל לא יכולה להחליף את השוט של השופט!
שאלה 3: מה קורה כשאין מזכירה במשרד?
קודם כל, חורבן! זה כמו להיכנס למסעדה בלי המלצר. הכל מתבלגן, הלקוחות מחכים, והעורכי דין יתחילו לשיר "אני אבוד, אבוד בקליניקה!"
מנהלת או כשף? מה תפקידה האמיתי?
אין פה שטויות, אם אתם חושבים שלמזכירה אין את הידע המעמיק של עורכי הדין, טעות בידיכם. היא מתמודדת עם הלחץ והניהול בעסק לא פחות טוב. באיזשהו מקום, היא גם מנהלת טובה וגם כשף, כפי שהיא יודעת לתפעל את כל מערכת השיגעון שלה!
- היכרות עם חוקים: במשרד עורכי דין, המידע חייב להיות מדוייק – למזלנו, המזכירה יודעת בדיוק מה עלול לקלקל את העבודה (או את האישיות שלה).
- כלי עבודה: התוכנות המנהליות הן כמו העובדים האדומים הראשונים – אם תעשה איתן עבודה מוצלחת, תוכל להרגיש כמו המלכה על שולחן השחמט.
להפוך להיות עמוד התווך של המשרד
מוכרחים להודות שהמזכירה היא עמוד התווך של כל משרד עורכי דין. אם עורכי הדין הם ה'בראנים', היא בהחלט ה'ברווזים'!
- כישורי multitasking: היא מתמודדת עם שיחות נכנסות, פקסים, מיילים ואפילו קשיים באורח חיים. ומתי היא מספיקה לשתות כוס קפה?
- יכולת יצירתית: להיות יצירתית גם במצבים לא צפויים שזו אומנות – לפעמים היא צריכה לתכנן כל מיני טקטיקות שתביא את הלקוחות לשלטון!
החיים של המזכירה במשרד – לא רק משימות!
אבל יש חיים מעבר למסמכים ולשיחות טלפון. החיים במשרד מעניינים לא פחות! אם חשבתם שנדרש לה רק להיות רצינית, טעיתם!
- חללים חברתיים: המזכירה משחקת בחצר – עסקים, סודיות, בשיחות מסדרון, והכל בבת עין חודרת שדואגת שהמשרד יעבוד בצורה נאותה.
- טיפים וקסמים: לא נעמוד סתם ככה, המזכירה זקוקה ל"קסמים" כדי לנהל את המשרד. הטיפים שהיא ממליצה עליהם הם כמו ה"אורז" של הארוחה המשרדית!
ברוך הבא לעולם של שטויות!
ודיברנו על כל אלו, תזכרו שהמשרד הוא לא ממש עולם של גברים חכמים בלבד – יש פה מיליון שטויות ייחודיות ורק בזכות המזכירה, הם נשמרים בדרכים המתאימות. התפקיד שלה הוא לא רק להפרות משימות, אלא גם להוות פלטפורמה למקום של דינמיקה מכוונת!
שאלה 4: איך המזכירה שומרת על אתיקה במשרד?
המזכירה היא כמו הקפטן של הצוללת – היא חייבת לשמור על כללי האתיקה רק כדי להבטיח שהצוללת לא תטבע ביום יפה!
סיכום: קשת כשרונות וזיקוקי דינור
כל אלו הם חלק מהקסם של למצק את התפקיד של המזכירה במשרד עורכי דין. היא לא רק אישה עם טלפון ולא רק מפעילת טפסים – היא המנוע שמניע את העסק מבלי שאיש ישים לב! אז בפעם הבאה שאתם רואים את המזכירה, תזכרו שהיא הפותרת האמיתית, המצחיקה והמוסמכת שבלעדיה, כל התנהלות לא הייתה מתרחשת כמו שצריך.