חשבונית ירוקה – נוח קל ופשוט

כל בעל עסק יודע שכל עסק בעצם היותו עסק לגיטימי צריך לתעד באופן מסודר את התשלומים שהוא מקבל בעסק. תיעוד העסקאות מתחיל קודם כל ביצירת חשבוניות מס וקבלות שמראות כמה תקבולים קיבלנו מהלקוחות.

אם עד לא מזמן מרבית העסקים הקטנים עבדו עם פנקסי חשבוניות קלאסיים (חשבוניות ידניות), בשנים האחרונים רבים מהם עוברים לעשות שימוש בשירותים להוצאת חשבונית ירוקה.

מה היתרונות של שימוש בחשבונית ירוקה?

חשבונית ירוקה היא למעשה חשבונית שחתומה בצורה דיגיטלית שניתן למלא מכל מקום, כל עוד יש חיבור לאינטרנט.

יש מגוון יתרונות לחשבוניות מהסוג הזה, נסתכל על שלושה יתרונות חשובים.

גיבוי וסדר

מערכות טובות להוצאת חשבונית ירוקה דואגות לגיבוי מסודר של כל המסמכים שלך בשרתים שלהם, כך שגם עם קורה משהו למחשב שלך תמיד תוכל לגשת אליהם ממחשב אחר.

זה כמובן גם יותר בטוח לעומת רישום פעולות חשבוניות בספרים, שעלולים להינזק או במקרים נדירים אף להיעלם כאשר מעבירים אותם ממקום למקום.

מעבר לגיבוי האוטומטי של המסמכים בשרתי החברה, ניתן גם בכל זמן העתקים חתומים דיגיטלית למחשב בתור גיבוי נוסף.

בנוסף לנושא הגיבוי, עצם זה שכל המסמכים החשבונאים החשובים נמצאים במקום אחד בצורה מסודרת עוזרת לשמור על הסדר פיננסי.

ניתן בכל רגע נתון להסתכל בדוחות ולהבין כמה הכנסות היו לנו החודש או בכל תקופה אחרת. ניתן גם לראות איזה חשבוניות עדיין פתוחות וממתינות לגבייה מהלקוחות.

שליחת חשבונית ללקוחות מרוחקים

כאשר מנפיקים חשבוניות ירוקות ללקוחות מרוחקים קל לשלוח להם את החשבונית פשוט בעזרת האימייל,  כך שהחשבונית תגיע לתיבה שלהם בזמן קצר מאוד.

דבר זה הרבה יותר יעיל מאשר שליחת חשבוניות בדואר ישראל שעלולה לקחת מספר ימים טובים (אפילו שבועות).
כמו כן עלות שליחת החשבוניות באימייל היא דרך טובה לחסוך בעלויות משלוח בדואר, שמעבר לבול והמעטפה כוללות גם הליכה פיזית לתיבת דואר.

גם הפתרון לחשבוניות שלא הגיעו שונה, אם חשבונית שנשלחה נעלמת בדואר צריך לבטל אותה ולהנפיק חדשה.
אם חשבונית ירוקה משום מה לא הגיעה ליעדה, תמיד ניתן פשוט לשלוח אותה שוב פעם ללקוח משום שמדובר במסמך ייחודי שחתום בצורה דיגיטלית.

(אגב דיברנו על שליחת מסמכים ללקוחות, אך למעשה כל זה רלוונטי גם לשליחת מסמכים למשרד הנהלת החשבונות שעובדים איתם בעסק).

חיבוריות למערכות נוספות

בגלל שחשבונית ירוקה היא למעשה שירות מקוון, זה אומר שהמערכת כל הזמן באוויר וניתן לחבר אליה מערכות נוספות שיעבדו בצורה אוטומטית.

למה הכוונה?

למשל היכולת למכור מוצרים ושירותים שהעסק מציע בצורה אוטומטית.

לקוח מחפש מוצר מסוים, הוא מגיע לאתר או לדף בו אתם מפרסמים את המוצר ומחליט שהוא רוצה לרכוש.

הלקוח מתחיל לבצע תהליך רכישה בו הוא מזין את פרטיו האישים לאספקה (כמו כתובת) וכמובן את פרטי התשלום.  מכאן הוא מקבל אישור על ביצוע ההזמנה ומייל עם חשבונית אוטומטית.
ניתן להבין ששימוש בחשבונית ירוקה הוא חלק חשוב מתהליך המכירה האוטומטי בעסק, תהליך שחוסך לך הרבה זמן של שיחות עם לקוחות ומאפשר לך לקבל תשלום בכל שעה, ומהווה ערוץ הכנסה חדש וחשוב לעסקים רבים.

בצורה דומה אפשר לחבר את המערכת למערכת חיצונית לניהול לקוחות (CRM) כך הלקוחות והקניות שביצעו מקבל תיעוד טוב (אגב יש גם מערכת חשבוניות שיש להם מערכת ניהול לקוחות באופן מובנה).

האם יש חסרונות למערכות להנפקת חשבונית ירוקה?

ראינו למעלה כמה יתרונות חשובים שמערכות של חשבונית ירוקה יכולה לאפשר לעסקים קטנים. ואז עולה השאלה אם יש יתרונות אולי גם יש חסרונות למערכות שכאלו?

אז כן אולי יש חסרונות אבל הם באמת לא גדולים, באו נראה מה הם.

גישה למחשב

אם אין לך מחשב בעסק או לפחות פלאפון חכם, לא תוכל להוציא חשבונית דיגיטלית. זאת בשונה מפנקס חשבוניות שאומנם דורש פעם בכמה זמן פנייה להדפסה בבית דפוס, אבל מרגע שיש לך את החשבוניות לרוב תזדקק פשוט לעט טובה.

כנ"ל גם אם יש לך פוביה ממחשבים באופן כללי. סביר להניח שתעדיף בכלל לא לעשות שימוש באינטרנט או במחשב בכלל, אפילו אם אתה מבין את היתרונות הרבים שהיית יכול לקבל מכך.

תמיכה ושירות

בניגוד לפנקסי חשבוניות לשירותים דיגיטליים יכולים להיות מידי פעם בעיות טכניות. כך שכמו לכל שירות שנרשמים אליו באינטרנט חשוב לדעת האם יהיה עם מי לדבר ברגע שתהיה בעיה טכנית או אחרת.

במקרה של חשבוניות, נושא השירות והתמיכה הוא חשוב במיוחד, משום שכל בעיה עלולה למנוע ממך להשלים עסקאות שמכניסות כסף לעסק. התמהמהות בעסקה יכולה במקרים מסוימים אף לגרום ללקוח להתחרט.

מסיבה זאת חשוב לבחור בשירות מוכר שכל ייעודו הוא לנהל לך את העניינים הכספיים בעסק, חברה רצינית שאפשר לקרוא עליה המלצות של לקוחות.

כדאי להעדיף שירות שנותן לך גם שירות בטלפון, כך שאתה יודע כשיש בעיה יש עם מי לדבר ממש, ולא צריך לחפש לקבל תמיכה באימייל או דרך דף הפייסבוק.

טיפ של אלופים:
כדי לקבל מושג על רמת השירות אפשר לנסות ליצור עם החברה קשר בזמן הרישום למערכת ולראות את רמת השירות שאתה מקבל. ניתן גם להציץ בדף הפייסבוק של החברה ולראות ביקורות של לקוחות.

עלות כספית

יש גם לשירותים של חשבוניות גם עלות חודשית קבועה, אבל גם במקרה הזה לרוב מדובר בעלות שתלויה בהיקף העסקאות שאתה עושה.

כך שאם כמות העסקאות שלך נמוכה תוכל לשלם עלות חודשית נמוכה למידי ובחברות מסוימות אפילו לקנות "כרטיסייה" כך שתשלם רק על מסמכים שתנפיק בפועל.

כן כדאי להזכיר שקיימים ברשת כל מיני שירותים שמספקים שירותי חשבוניות בעלות נמוכה ולעתים אפילו בחינם, אך לא בטוח שתהיה לך בעיה יהיה לך באמת עם מי לדבר (ראה נושא השירות למעלה).

זה מהמצבים שבהחלט עדיף לשלם תשלום קטן ולקבל מערכת יציבה ורמת שירות גבוהה.

אז האם כדאי לעבור למערכת חשבוניות ירוקות?

במאמר למעלה ראינו את היתרונות החשובים שעסקים קטנים מקבלים בשימוש בחשבונית ירוקה.

בין היתרונות שהזכרנו היה הגיבוי למסמכים שמאפשר לך להיות רגוע שתמיד יש תיעוד לכל המסמכים שהנפקת בעסק.

יתרון נוסף היה אפשרות לשלוח מסמכים ללקוחות מרוחקים בצורה קלה באמצעות האימייל וכך לחסוך עלויות והתעסקות בשליחת מסמכים בדואר.

הזכרנו גם את היכולת לחבר את מערכת החשבוניות לשירותים נוספים מה שמאפשר למשל מכירת מוצרים והנפקת חשבונית אוטומטית ללקוח.

סיימנו גם בכמה חסרונות שיכולים להיות לחשבוניות ירוקות כמו צורך בגישה למחשב, עלות חודשית וצורך בתמיכה.

עם זאת מדובר בחסרונות קטנים משום שהם לא רלוונטיים למרבית האנשים, לרוב הלקוחות יש גישה למחשב, העלות החודשית נמוכה ותלויה בהיקף השימוש ומבחינת שירות תמיד ניתן לבדוק ולבחור במערכת שנותנת שירות טוב וזמין בטלפון.