איך לכתוב מייל רשמי כמו מקצוען – 7 טיפים שלא ידעתם עליהם!
אם אתם משתייכים לאנשים שבעיקר כותבים טקסטים לאינסטגרם או הודעות בווטסאפ, המחשבה לכתוב מייל רשמי עלולה להיראות לכם כמו ניסוי מדעי בחומרים מסוכנים. אתם לא לבד! רובנו מכירים את התחושה: "איך אני מתחיל? האם צריך להוסיף סליחה? מה אם יש לי שגיאות כתיב?" אל דאגה! לאורך המאמר נבין איך לגלוש בעולם המיילים ה"רשמים" בלי לשבור את הראש ולמלא את המסך בתהיות.
1. למה זה כל כך חשוב? מה ההבדל בין מייל למסרון?
אם אתם מתכוונים לדבר עם אנשים באופן מקצועי (כן, כן, בבקשה לא רק עם חברים לחיים), מייל רשמי יכול לשדר מסר חזק משמעותי עליכם. לא, מסרון לא יעביר את אותו רושם! כשאתם כותבים מייל רשמי, אתם נראים כאילו אתם בהחלט יודעים מה שאתם עושים, גם אם בפנים אתם מתנהלים כמו מחולל סופות. אז מה עושים בפועל?
למה להעדיף מייל?
- רושם ראשוני: מיילים יפים וברורים משאירים רושם מקצועי.
- שקיפות: אנשים יכולים לחזור אליכם או להוציא את המידע לאן שצריך בקלות.
- סדר: מיילים מתועדים טוב יותר משליחויות אחרות.
2. הכן את הכותרת כמו שף
חשבתם שזה סתם כותרת? טעיתם! כותרת היא כמו התבלין ששידרג את המנה שלכם. היא צריכה להיות:
- ברורה: מה מטרת המייל?
- מגרה: תגרמו להם לרצות לפתוח את המייל מייד!
- מצומצמת: לא יותר מדי תגובות – רק הדברים החשובים.
למשל: "בקשת מידע על פרויקט X" במקום "היי, זה אני שוב".
3. מי אתם? זה לא רעיון גרוע להציג את עצמכם!
זה לא היה מצחיק אם הייתם שולחים מייל ללא שאילתא? אם אנשים לא יודעים מי אתם, איך הם יכולים לזכור אתכם? קחו את הזמן בתמצגות עצמית, חצי שורה תספיק. אני לא אומר שאתם צריכה לכתוב "שלום, אני עו"ד עדי, אני אוהב לשחות באוקיינוסים ולהקשיב לפודקאסטים!" – פשוט תמצגו את עצמכם בצורה מקצועית ומשכנעת.
4. יהיו מנומסים, אבל לא נורא מנומסים!
כאן יש לבחור את המילים הנכונות. לא להתפרע עם "אדוני הנכבד" וגם לא לכתוב "מה קורה?" זה המקום למצוא את האיזון:
- פתחו ב"שלום [שם]" או "נעים להכיר".
- הזכירו את מטרת המייל.
- תודה תמיד, אבל אל תתפתו להיות מופרזים.
5. כותבים את התוכן בצורה מסודרת
כולם יודעים: שקף אחד הוא לא מספר נכון, אז למה לא לכתוב פסקאות ברורות? כל פסקה נוגעת לנושא שונה. מה אתם רוצים לומר? למה? ואיך?
6. לחתום בסטייל
ובכן, זה לא הולך להיות יותר מקורי מלכתוב "תודה" ושם. הוסיפו פרטים נוספים כמו מספר טלפון, כתובת מייל לא רעה, ושמות מקצועיים ומעוצבים שיתנו לכם נקודות!
7. לבדוק, לבדוק ולבדוק שוב!
וכאן נכנס אלמנט הכיף – אם יש שגיאות כתיב או טעויות, זה ייראה כאילו לא הקפדתם. איך מתקנים את זה? קראו את המייל לפני שאתם שולחים. לא רוצים לעשות שגיאה כמו "חבר יקר, אני כותב לך בשובי מבילוי הים"?
שאלות ותשובות – לדעת כל מה שצריך
איך לדעת מתי הוא הזמן הנכון לשלוח מייל?
תשקול את האישי ומתי יש את הזמן עבורם להקדיש לכם תשומת לב.
האם להשתמש באימוג'י במייל רשמי?
תלוי! בדרך כלל לא מומלץ, אלא אם כן יש לך קשר מאוד קרוב עם הנמען.
כמה צריך להיות מבנה הפסקאות במייל?
לא ארוכות מדי! אדם לא אוהב לקרוא ספרים במבנה מיילים.
מה אם אני שולח מייל לאדם בכיר בהרבה ממני?
השתדל לשמור על עדינות בזמן שהעברת את המסר.
איך לדעת אם המייל שלי קיבל תגובה?
פשוט עקוב אחרי המייל, ואל תתרגש אם לא משהו מיד!
לסיכום, יצירת מייל רשמי או מקצועי היא מיומנות שניתן ללמוד אותה. בעידן הדיגיטלי היום, כשכולנו נמצאים באינטרנט, חשיבות הנוסח הרשמי רק הולכת ומתרקמת. אם תיישמו את הטיפים שדיברנו עליהם, תגלו שזה קל, מעניין ונעים להיות מקצועיים. אז למה אתם מחכים? תתחילו לכתוב!