מכתב רשמי: איך לא לכתוב את המכתב שכולם יסננו?
אוקי, בואו נדבר על הענק שבחדר – איך כותבים מכתב רשמי? אם חשבתם שכתיבת מכתב זה כמו להכין עוגה – סתם לערבב כמה רכיבים, להשחיל לתנור ולחכות שיתפחו – אתם טועים. ממש כמו שבצק רק שתיים דקות לפני שהופך לעוגה מושלמת יכול להפוך לדג שמן שלא קיבל עזרה מ-Food Network, גם מכתב יכול להיכשל ברגע שאנו לא מבינים את הכללים.
מה זה מכתב רשמי בכלל?
בואו נתחיל מהכי בסיסי: מכתב רשמי הוא פשוט מכתב שנכתב בצורה סדורה ומקצועית. אולי זה נשמע מובן מאליו, אבל אם אתם אוהבים לכתוב כמו שאתם מדברים – זה הזמן להציל את העור שלכם מכאב התפרצות של התכתבויות לקויות.
בואו נדבר על החוקים:
- אל תפריעו למשפטים שלכם: כל משפט צריך להיות ברור, פשוט, ומעביר את המסר. למשל: "היי, אני צריך את זה!" לא עובד. הייתם מציעים את זה למנהל שלכם?
- שפת גוף מילולית: יש דברים שהם מדברים. שימרו על טון מקצועי, וזה לא אומר שכדאי להשאיר את חוש ההומור בבית. כדי לשבור את הקרח, השתמשו בנימה קלילה, אך שימו גבולות.
- אל תשתמשו בסלנג: “מה קורה, חבר'ה?” לא מתאים כאן. כן, אנחנו יודעים שזה קליל, אבל זה גם לא עושה טוב לסיכויים שלכם.
מבנה המכתב – רוצים להיות מקצועיים? קחו דוגמה!
עכשיו, אחרי שהסברנו על מה שלא לעשות, בואו נדבר על איך עושים את זה בצורה נכונה.
1. פרטי השולח
אז אתם רוצים להתחיל? קודם כל, פרטי השולח שלכם צריכים להיות בראש המכתב. לא אכפת לי אם זה על גבי מכתב רשמי של החברה או פשוט על נייר טואלט. אתם לא רוצים שמישהו ישאל, "מי כתב את זה?".
2. פרטי הנמען
כמובן שצריך לדעת למי אתם פונים. השתדלו להשתמש בשם מלא ותואר, ואם אפשר – כותרת מתאימה (מנהלת, ראש מחלקה, או סתם כי השם נשמע טוב). תכל’ס, על הנמען להרגיש חשוב.
3. תאריך
אה, התאריך! זה חשוב כמו מפיקי קולטורה שמתמודדים עם סוגיות של תאריך אחרון. אתם רוצים לדעת מתי נכתב המכתב, לא כשתשאלו את עצמכם השנה.
4. פתיחה
“לכבוד” ואחר כך השם? קרוב מדי לדיור ציבורי. סליחה, אבל אנחנו מחפשים ניסוח רציני. אולי “שלום” שיכול להיות גם נעים וגם מקצועי.
5. גוף המכתב
הגוף הוא העיקר – עבדו קשה עליו. גזרו את המסר שלכם לפסקאות קצרות, תמצגו רעיונות בצורה זורמת, ואל תשכחו שמו עמידה בין העובדות. לא מנהלים חוגי גילה.
6. סיום
נסו לסיים בברכה קלילה, כמו “בברכה” או “שיהיה יום נפלא!”, ואחר כך הוסיפו את שמכם המלא. זה לא הזמן להסתיר את עצמכם.
שאלות ותשובות: אתם שאלתם, אנחנו עונים
שאלה: האם אני יכול להשתמש באימוג’י במכתב רשמי?
תשובה: לא, אלא אם אתם שולחים את זה לעמיתים צעירים בתוך הארגון שלכם שיסלחו לכם על זה. בקרוב כולם יתנהגו כאילו שהם איורים.
שאלה: האם כדאי לשלוח מכתב בדואר או באימייל?
תשובה: אם איכות המכתב חשובה, שילחו את זה ואת האימייל. מכתבים הם חוויה שתמיד תיחקק בזיכרון.
שאלה: מה עושים אם תורה לא נכתב כמו שצריך?
תשובה: אל תהססו לשלוח הודעה מתוקנת – אין כמו תיקון טעות!
שאלה: האם אני צריך לדאוג לשגיאות כתיב?
תשובה: בהחלט, פעמים רבות שגיאה יכולה לשנות את משמעות המשפט. השקיעו בעריכה!
שאלה: האם לקצר את המכתב זה רעיון טוב?
תשובה: כן, כולנו אוהבים תקצירים, אבל רק אם המידע החשוב לא נעלם פנימה.
לסיכום: להיות מקצועיים זה כמו להיות על טיול נעים!
בסופו של יום, כתיבת מכתב רשמי היא לא סיפור סודי. אם תזכרו לשמור על מבנה מסודר, לשמור על טון מקצועי ולקחת את הזמן – תצליחו בהחלט לכתוב מכתב שיגרום לנמען שלכם להרגיש שהוא קיבל משהו מיוחד. היו יצירתיים, עשו את המכתבים שלכם מעניינים יותר, והכי חשוב, אל תשכחו – מכתב טוב הוא חוויה שאף אחד לא ישכח. בהצלחה, ותזכרו, העט שלכם הוא כלי הנשק החזק ביותר שלכם!