מנהל אדמיניסטרטיבי: מי הארי פוטר של המשרד?
אם אי פעם תהיתם מי עומד מאחורי הקלעים של כל מוסד, בין אם מדובר במשרד קטן של שלושה אנשים או בחברה גדולה עם מאות עובדים, כנראה שמדובר במנהל אדמיניסטרטיבי. אז מה זה בעצם תפקיד "מנהל אדמיניסטרטיבי" ואיך הוא יכול לשדרג את הביצועים של כל ארגון? בנעימות ואדיבות, נשמע על האנשים שמחזיקים את כל התהליך הכאוטי הזה מבלי שנשים לב.
מה עושה מנהל אדמיניסטרטיבי? תכל'ס!
בואו נתחיל בדברים הבולטים – מנהל אדמיניסטרטיבי הוא לא רק איש הקשר בין הממונים למזכירה שמביאה את הקפה. מדובר באדם עם יכולות ניהול, תיאום וארגון גבוהות, שמטרתו הבלעדית היא להפוך מערך עבודה לקורס תחרותי ויעיל. מה עוד הוא עושה? הנה רשימה קצרה:
- ניהול יומני פגישות – אף אחד לא אוהב לבזבז זמן על חיפושים אחרי זמן פנוי בלוח זמנים עמוס.
- תיאום בין מחלקות שונות – כמו משבר חמץ בפסח, לפעמים צריך לנהל את הבלגן.
- טיפול במסמכים – כן, הוא גם זה שיבטיח שכל החתימות והאישורים יתקיימו בזמן.
- תמיכה טכנית – כאשר המחשב מפסיק לעבוד, זה בדרך כלל ברקע, והאדימיניסטרטור כבר מתעשית לבצע קסמים.
- הדרכת עובדים חדשים – לפעמים צריך לחנך את המזן המקצועי ואפילו את הגישה הנכונה למזון במשרד.
מהן המיומנויות הנדרשות? או בקצרה, איך להיות הארי פוטר של המשרד?
כדי להיות מנהל אדמיניסטרטיבי מוצלח, יש צורך בכמה מיומנויות שאין כמעט להן תחליף:
- תקשורת: היכולת לדבר עם כל אחד, גם עם זה שלא היה בקשר שבועיים.
- ארגון: לדעת לארגן חפיסת קלפים ב-60 שניות זו לא סתם אמירה, זה כישרון!
- גמישות: להיות מפורסם מתוך הקטגוריה "הכל מהכל" – תפקיד שעשוי להשתנות בכל רגע.
- יכולת חשיבה ביקורתית: לא לחשוב "מה הייתי עושה" אלא "מה הם צריכים ממני"!
- יכולת לעבוד תחת לחץ: לעיתים קרובות, בכל יום תקרה שטות שלא ניתן היה לצפות לה!
לך לנהל את המשרד, למה אמורים לקבור את זה? המנהלים הגדולים בזכות האדמיניסטרטיבי
רבים מהמנהיגים הגדולים של עולם העסקים התחילו את דרכם דווקא שם – כאדמיניסטרטורים או בתפקידים אדמיניסטרטיביים. בפועל, תפקיד זה יכול לספק בסיס מצוין להבנת הארגון, השוק והביקוש. אז אם מה שנשמע מעניין אתכם, זה הזמן להתחיל להרים את הקפה שלכם ולצאת במחקר!
שאלות ותשובות – סודות ניהוליים!
רוצים לדעת יותר? קיבלתם כרטיס לאירוע ההשקה של הביטוי "הכל עובד"! הנה כמה שאלות ותשובות שיכולות לעניין אתכם:
- שאלה: האם מנהל אדמיניסטרטיבי חייב תואר אקדמי?
תשובה: לא בהכרח. הניסיון חשוב יותר לפעמים! - שאלה: מה היתרון של עבודה בתחום הזה?
תשובה: חשיפה לתהליכים שונים ויכולת לנצח דרך העבודה שלך! - שאלה: האם יש אבולוציה במקצוע הזה?
תשובה: כן, עם הזמן נכנסו טכנולוגיות וחידושים שמייצרים שיפורים בתהליכים. - שאלה: האם אפשר להתפתח?
תשובה: בהחלט, מנהלי אדמיניסטרציה יכולים להיכנס לתפקידי ניהול בכירים. - שאלה: כמה שעות עבודה ממוצעות יש בשבוע?
תשובה: זה מאוד משתנה, אך בדרך כלל סביב ה-40-50 שעות.
האם אפשר לעבור לתחום אחר? כן, ואצבעות מדצו על זה!
אם נמאס לכם מהמשרה הנוכחית, אל חשש! מנהלי אדמיניסטרציה יכולים למצוא את עצמם בקלות בתפקידים אבל עם הכשירות הנכונה – חקר שוק הוא לא עניין קל. מאז התפקיד הזה לא יהיה יותר מזכירות, אז לשאלתכם… לא, זה לא תפקיד של שוטף כלים!
למה אתם לא יכולים להימנע מזה!
מנהל אדמיניסטרטיבי הוא לא "מזכיר חמוד" המניח את הקפה על השולחן. הוא ה-DJ של האירוע המסורתי, שמוודא שהמילים המוזיקליות נכנסות בזמן ובאיגוד. אתם חושבים שמה שעליכם לעשות זה רק לבצע את התפקיד? תחשבו שוב! זה תפקיד מעניין, מספק ונותן כוח וביטחון רב לכל ארגון.
עכשיו כשאתם יודעים מה קורה מאחורי הקלעים, מי יודע? אולי זה מה שהייתם צריכים כדי לקבל השראה לעשות שינוי או להתחיל קריירה חדשה! נעשה זאת ונתחיל בכוס קפה נוספת – רק אל תשכחו להביא לי אחת! לאחר כל זה, תודעתכם תהיה משובבת, תמה שמותר לכם להרגיש לא פחות מהכל!