המדריך המושלם לכתיבת מכתב בקשה – כי צורת הפנייה חשובה לא פחות מהמילים!
תנו לי לנחש, אתם עומדים לכתוב מכתב בקשה! אולי אתם רוצים לבקש הקלה בעבודה, לשאול משהו מהשכן על המקרר המוזר שלו, או אולי לגייס את מיטב כוחותיכם כדי לקבל את המימון המיוחל מהבנק? הכנת מכתב בקשה יכולה להיראות כמו משימה מורכבת, אבל אל דאגה! כאן תהפוך את עצמך ל"מאסטר כתיבת מכתבי בקשה" – ולא, זה לא תואר שאפשר לקבל באוניברסיטה!
אז מה כדאי לזכור כשכותבים מכתב בקשה?
לפני שנשבור את הנושא בניתוח מעמיק, בואו נדבר על כמה עקרונות בסיסיים שחשוב לזכור:
- בהירות: המכתב צריך להיות ברור ולעניין את הנמען מהשורה הראשונה.
- נימוס: לשמור על טון נעים ושאול, גם אם המצב מלחיץ.
- מיקוד: לשמור על המכתב קצר ולעניין. מי שישים לב לא מתכוון לכתוב רומן!
- סיבה מוצדקת: להציג למה הבקשה שלכם חשובה או מדוע הנמען יכול לסייע.
הכנה – מה עושים לפני שמתחילים לכתוב?
כמו בכל פרויקט טוב, גם בכתיבת מכתב בקשה יש חשיבות להכנה מראש. הנה כמה צעדים שכדאי לעשות:
- ערכו רשימה של הנושאים שאתם רוצים לכלול במכתב.
- חישבו על הקהל שלכם – מי אתם פונים אליו ומה יכול לעניין אותו?
- גייסו דוגמאות כדי לתמוך בבקשה שלכם.
איך לבנות את המכתב – עם סגנון וסטייל!
המבנה של המכתב הוא לא פחות חשוב מהתוכן! אז איך כדאי לבנות אותו?
פתיחה – מה צריך לכתוב בשורות הראשונות?
בפתיחה, הקפידו להשתמש בפנייה מנומסת. לדוגמה: "לכבוד [שם] היקר,". אחרי זה, קחו רגע לקשר בין מהות הבקשה שלכם לאדם אליו אתם פונים. למשל: "כמו שתוכלו להבין, אני פונה אליכם בנושא חשוב…"
גוף המכתב – כאן נכנס התוכן!
בגוף המכתב, הציגו את הבקשה שלכם בצורה ברורה ומובנת. הדגישו את הסיבה מדוע הבקשה נובעת, ולמה זו הזדמנות טובה עבור הנמען. דברים שאתם יכולים לכלול:
- מה מוביל אתכם לכתוב?
- כיצד ניתן לעזור?
- מה תפס את תשומת הלב שלכם?
סיום – איך לסיים את המכתב בצורה אפקטיבית?
בסיום המכתב, תוכלו להודות מראש על ההתייחסות לבקשה שלכם. תחשוב מה אפשר לומר שיביא חיוך לפנים של הנמען. לדוגמה: "אני מאמין שביחד נוכל להגיע לתוצאה המיוחלת!" לאחר מכן, חותמים על המכתב בשורה נימוסית כמו "בברכה," או "באהבה," (רק אם מדובר באדם יחסית קרוב!).
שאלות נפוצות על כתיבת מכתבי בקשה
- מה לעשות אם אני לא יודע איך להתחיל? – פשוט לכתוב "שלום" וללכת הלאה. אחרי זה תוסיפו משפטים מנומסים.
- אפשר להזכיר הכרה קודמת? – בהחלט! זה יכול לתת עוד עוצמה לבקשה שלכם.
- כמה זמן עלי להקדיש לכתיבת המכתב? – כ-30 דקות צריכות להספיק, אם תתארגנו מראש!
- אם כלום לא השתנה, מה לעשות? – לכתוב מכתב נוסף או לפנות טלפונית, לפעמים זה עוזר!
- האם כדאי להשתמש באימוג'ים? – לא! המכתב הוא מסמך רשמי. השאירו את זה למוזיקה שלכם.
ומה קורה אחרי ששלחתם את המכתב?
עכשיו, כאשר המכתב בידי הנמען, מה עושים? תתחילו לחכות. אם עברו כמה ימים ולא קיבלתם תשובה, אל תהססו לשלוח שיחת תזכורת. לפעמים העומס בבקשות יכול לגרום למכתבים להתמסמס. להיות עיקביים ונחושים הוא חלק מהתהליך. זה כמו לחכות לתשובה מגורו שלכם – אתם יודעים שזה יכול לקחת זמן.
לסיכום – המכתב הוא כרטיס הביקור שלכם!
אז זוכרים? יצירת מכתב בקשה טוב זה לא רק לכתוב כמו מרצה באוניברסיטה, אלא גם לדעת לשמור על להט וסגנון משעשע. השקיעו בו, תנו לו את הטאץ' האישי שלכם והשתדלו להיות ייחודיים ככל האפשר. כשאתם גורמים למישהו לחייך בעת קריאת הבקשה, השמיים הם הגבול!
בהצלחה, ולכל מי שתרם את הבקשה שלו לאחר מכן! תתארו לכם מלחמת עורכי הדין, אבל כזו שכולם יוצאים ממנה מחויכים.