איך לכתוב מייל רשמי: המדריך האלוף לכתיבה מנצחת
אוקי, אז אתם צריכים לכתוב מייל רשמי. הכינו את עצמכם, כי מדובר בכישרון ממש לא שולי! לא פעם אייל חמוד שאביו היספיק לתת לו טיפים טובים לרכיבה על אופניים בסוג של "רכב לבד" חייב לכתוב מייל חשוב להנהלה, והנה הוא נע על הקו בין סגנון כתיבה מקצועי לסגנון "ילד בכיתה ב' שמסביר למה הוא לא הכין שיעורי בית". לדעתי, שום דבר לא גורם לך להרגיש יותר כמו אחה"ע מאשר מייל רשמי, מה דעתכם?
פעם ראשונה ב'מייל הרשמי'? מה לעשות קודם?
אם אתם לא יודעים מה להגיד במייל רשמי, אל תדאגו! קודם כל, חשוב להכין מבנה. עליכם לשאול כמה שאלות כגון:
- מי היעד שלכם? (חבר לעבודה, מנהל, לקוח?)
- מה המטרה של המייל? (ביקורת, תשובה או בקשה?)
- מה הטון של המייל שהייתם רוצים להעביר?
תשובות לשאלות האלה יסייעו לכם להבין איך להתחיל. אם היעד שלכם הוא לקוח, אולי תרצו להימנע מהשגיאות שיכולות להחוות כמו יתושים בחשיכה. והאמת? כולנו יודעים שרשימת טילים של "תעשה ככה" היא מתכון למייל הגרוע מכולם!
כמה כללים חשובים: נהלו את התשובות שלכם כמו שף בוטיק
עכשיו הגיע הזמן להיכנס לעובי הקורה ולהבין ששפה מקצועית היא לא שפה משוגעת. תנו לי לפשט לכם את העניינים:
- קדמה נעימה: התחילו בברכת שלום. חפשו לשמור על הטון החיובי, כאילו אתם פוגשים חבר בפארק.
- היו ברורים: הסבירו את מטרת המייל שלכם בכמה שורות. אף אחד לא אוהב לפענח כתב סתרים!
- הימנעו מגוזמאות: אין צורך להכביר במילים. הכנתם סלט? אכלתם אירואסיה וזוג פנקייקים? די, תנו להם מהות.
- תשובות עדכניות: אם אתם מצפים לתגובות, ברור שתצטרכו לסיים במידע ליצירת קשר. תהיו זמינים, בסדר?
מסלול קיצור: מה כדאי לכלול במייל רשמי?
לכל המפוסקים, יש להוסיף אלמנטים שאי אפשר לדלג עליהם:
- נושא המייל: פשוט ציינו מה העניין, ולא שיר שמדבר על חיי האדמה.
- פתיח: "שלום [שם], אני מקווה שהכל בסדר אצלך" יכול להסתכם כחבילה חביבה על הלב.
- גוף המייל: הסבירו את הנושא או המידע בצורה תמציתית וברורה.
- סיום: "תודה מראש" אף פעם לא תפגוש עוול!
למה יש אנשים שמפחדים לכתוב מיילים רשמיים?
אוקי, אולי זה לא מפחיד כמו ניסוי במעבדה עם חולדות לבנות, אבל זה בהחלט יכול להרגיש כמו טיול לירח! הנה כמה סיבות:
- לא בטוחים אם הם כותבים יותר מדי או לא – ועדיין מעדיפים לרשום הפסקה שלמה.
- לא יודעים אם הטון שלהם מתאים או לא – הימור מסוכן יותר מקפיצה עם בנג'י!
- חשש מהתגובה – מה יקרה אם יגידו להם "זה לא נכון"? אם הם מרגישים שרף החמצן נמוך, הם נמצא דחפים לתקוף.
שאלות ותשובות: המיילים לא חזקים כמו שהיו פעם?
שאלות חוזרות ונשנות
מה אם אני לא יודע את שם האדם שאני שולח לו את המייל?
אל תוציאו את הנשק שלכם! פשוט כתבו "לכבוד" וכתבו את המידע שלכם.
איך מבטיחים שהמייל יגיע למקום הנכון?
בחרו כתובת דוא"ל נכונה ולא שגיאות כתיב. זה מאוד חשוב!
מה קורה אם ברור שאם יש לי איות לקוי?
שימו לב, איות לא נכון זה כמו להשאיר את הקופסה פתוחה.
האם עליי להיות מצחיק במייל?
אולי לא במייל רשמי. תנו לקלאסה שלך לדבר.
איך אפשר להזכיר לעצמי לכתוב מיילים טובים יותר?
תבדקו מיילים קודמים שלכם, בהצלחה!
סיכום: המייל הרשמי הוא לא פיניאטה
לאחר כל ההכוונה, זה מתבקש להדגיש שהמייל הרשמי הוא לא דבר מסובך. יהיה לכם קל להתקדם אם תשקלו את המידע שמופיע פה ותבנו מיילים שאתם גאים בהם! אז, בפעם הבאה כשאתם יושבים מול המחשב ומנסים להיכנס לשוק המיילים, זכרו: אתם יכולים לעשות את זה! זכרו, 'אם אני יכול, גם אתם יכולים!'
זכרו, אם כל שלב במייל שלכם מרגיש כמו טיול בג'ונגל, פשוט תשמרו על קרח, תוכלו לנסות לכתוב אותו כמו שאתם מדברים, ואני מבטיח שהתוצאה תפתיע אפילו אתכם!