קופה רושמת היא בעצם כלי שבו תהליך הבקרה של ההכנסות הלקוחות של המסעדה נרשם ומתועד. בתחילה של משמרת ובסוף של יום אפשר להוציא דוח מאזן על ההכנסות וההוצאות אם זה במזומן, צ'קים או אשראי.אחד היתרונות של הקופה הרושמת במקרים שיש חריגה מיותרת בסכום הדבר צריך להיבדק באופן פרטני שלא יהיה מקרים בהם חשד לגניבה מבעל המקום.יתרון נוסף הוא שהקופה רושמת כל דבר מנה שנמכרת לפי כמות המנות אפשר לדעת איזה מנה מוצלחת יותר ואיזה מנות כדי להוריד. כמו כן בגלל שיש רישום ממחושב הדבר יכול לעזור בניהול המלאי של המשקאות והמצרכים למנות שהמסעדה מוכרת.
כמו כן, קופה רושמת מתעדת את פעילות ההכנסות של העסק התיעוד עוזר להנהלת החשבונות למלא את הדוחות שלהם לרשויות המס. כך שלפי ההכנסות של העסק אפשר לחשב את כמות המס שהעסק צריך לשלם באותו חודש וכמה הוא יכול לקבל החזרים במידה ומגיע לו.
חשוב לעשות הדרכות למלצרים ולאחראי משמרת שהם אלו שמתפעלים את הקופה כדי למנוע מצבים לא נעימים של חוסר בקופה.
לדוגמא אנשים שרוצים לשלם בשיק או שהסכום של הארוחה גבוה ביותר מארוחה ממוצעת יש לבקש לראות תעודת זהות של בעל הכרטיס או השיק כדי למנוע מצב של אנשים לא ישלמו על הארוחה דבר שיביא להפסד של העסק.
כמו כן במהלך המשמרת יש לוודא שלא יותר מאדם אחד או שניים עובדים על הקופה והם אלה שמכניסים ומוצאים את השטרות המזומנים כדי למנוע מצב שבו יש חוסר מזומנים ושאחד העובדים "בטעות" לא הכניס לכיס.
קופה רושמת למסעדה היא דבר הכרחי וחשוב לניהול פיננסי נכון גם מבחינת ניהול שוטף וגם מבחינת נגשת דוחות למס הכנסה.